Orden de compra (PO): definición, funcionamiento y ejemplos

¿Qué es una orden de compra (PO)?

Una orden de compra (PO, por sus siglas en inglés Purchase Order) es un documento legalmente vinculante que un comprador emite a un proveedor para solicitar un producto o servicio en condiciones específicas.

El documento incluye información clave como:

• Cantidad y descripción de los artículos o servicios solicitados.
  
• Fechas de entrega y condiciones de pago.
  
• Datos de la empresa compradora y vendedora.
  

Las órdenes de compra permiten evitar malentendidos, formalizar acuerdos y facilitar el seguimiento del proceso de compra.

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Tipos de órdenes de compra

1. Tradicionales → documentos impresos o digitales enviados al proveedor.
   
2. Órdenes de compra electrónicas → enviadas por correo electrónico o plataformas especializadas de e-procurement.
   
3. PO abiertas o permanentes → se usan para compras recurrentes con un mismo proveedor.
   

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Importancia de las órdenes de compra

• Proveen trazabilidad en el proceso de compra.
  
• Permiten a los proveedores planificar mejor la producción y la gestión de inventario.
  
• Evitan malentendidos al dejar claros los términos y condiciones.
  
• Sirven como respaldo legal ante disputas comerciales.
  
• Integradas en sistemas digitales, facilitan la automatización de compras.
  

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Ejemplo práctico

Una empresa de construcción necesita 500 sacos de cemento. El comprador emite una orden de compra electrónica detallando el producto, la cantidad, la fecha de entrega y el precio acordado. El proveedor confirma la recepción del documento y se compromete a entregar bajo esas condiciones, quedando todo legalmente vinculante.